Im Mittelpunkt der Neuerung steht eine neue Teams-Administrationsrichtlinie, die Organisationen mehr Transparenz und Kontrolle über externe Bots in Besprechungen geben soll. Microsoft kündigte die Funktion am Dienstag an und verweist auf den zunehmenden Einsatz von KI-gestützten Meeting-Werkzeugen. Fehlen geeignete Kontrollen, entstehen laut dem Unternehmen Sicherheits- und Datenschutzrisiken, vor allem in Gesprächen mit sensiblen Inhalten.
Verwaltet wird die Funktion über das Teams Admin Center. Dort können Administratoren die Richtlinie „Manage external bots and their access to meetings“ einzelnen Anwendern oder bestimmten Gruppen zuweisen. Standardmäßig erkennt Teams Bots und fordert vor dem Zutritt eine ausdrückliche Entscheidung des Organisators an. Administratoren können diese Erkennung aber auch abschalten; in diesem Fall nimmt Teams keine Bot-Erkennung vor.
Microsoft beschreibt den Ablauf so: Ist die Funktion aktiviert, erkennt Teams potenzielle Bots automatisch, verschiebt sie in die Besprechungslobby, kennzeichnet sie eindeutig und fordert den Organisator zur Bestätigung auf. Selbst in Besprechungen, in denen Teilnehmer die Lobby normalerweise umgehen dürfen, gilt diese Ausnahme für erkannte Bots nicht. Sie benötigen weiterhin eine Genehmigung, bevor sie dem Meeting beitreten können.
Nach Angaben des Unternehmens wurde außerdem die Fähigkeit von Teams verbessert, zwischen Bots und Menschen zu unterscheiden. Dafür nutzt Microsoft Verhaltens- und Infrastruktursignale. Parallel erhalten unabhängige Softwareanbieter die Möglichkeit, ihre Bots zu registrieren und Beitrittsanfragen mit einer Selbstkennzeichnung zu versehen. Teams kann solche Teilnehmer dann als bekannte Bots identifizieren.
Auch die Oberfläche in der Lobby wurde angepasst. Erkannte Bots werden dort optisch von anderen Teilnehmern unterschieden, damit Organisatoren sie leichter erkennen können. Zudem gruppiert Teams wartende Teilnehmer jetzt in die Kategorien „Wartend“ für verifizierte Personen und registrierte Bots sowie „Vermutete Bedrohungen“ für nicht registrierte Bots.
Um versehentliche Freigaben zu verhindern, hat Microsoft weitere Schutzmechanismen eingebaut. Für identifizierte Bots bietet Teams keine Ein-Klick-Funktion zum Zulassen mehr. Stattdessen verlangt die Software eine zusätzliche Bestätigung, wenn ein Bot aufgenommen werden soll. Wählt ein Organisator „Alle zulassen“ und sind darunter Bots, blendet Teams eine Warnung ein.
Im Zuge dieses neuen, umfassenderen Ansatzes für den Umgang mit externen Bots in Besprechungen schafft Microsoft die bisherige CAPTCHA-Prüfung ab.