Nach der Aktivierung lässt sich die Richtlinie über die bestehende Verwaltung der Teams-Besprechungsrichtlinien einzelnen Nutzern oder Gruppen zuweisen. In allen Besprechungen, die unter die zugewiesene Richtlinie fallen, werden anschließend sämtliche identifizierten externen Besprechungsbots am Beitritt gehindert.
Betroffen sind damit sowohl Drittanbieter-Bots, die etwa Notizen anfertigen, Mitschriften erstellen oder andere automatisierte Aufgaben übernehmen, als auch von Angreifern kontrollierte bösartige Anwendungen. Ziel ist, dass solche nicht-menschlichen Teilnehmer nicht unbemerkt von Organisatoren und Teilnehmern einer Besprechung beitreten können.
Der Schritt fügt sich in eine Reihe von Maßnahmen ein, mit denen Microsoft den Missbrauch von Teams eindämmen will. Im April hatte das Unternehmen gewarnt, dass Angriffe über Teams zur Erlangung von Zugang und zur seitlichen Ausbreitung in Unternehmensnetzen stark zunehmen. Angreifer geben sich dabei als IT- oder Helpdesk-Personal aus, kontaktieren Beschäftigte über mandantenübergreifende Chats und verleiten sie dazu, Fernzugriff einzurichten, um anschließend Daten zu entwenden.
Seit Dezember können Administratoren externe Teams-Nutzer zudem über das Defender-Portal blockieren. Damit soll Cybercrime-Gruppen – darunter Ransomware-Banden – der Weg versperrt werden, die Teams für Social-Engineering-Angriffe auf Beschäftigte von Zielunternehmen missbrauchen.
Weitere Verwaltungsfunktionen hat Microsoft bereits im Juni angekündigt. Dazu zählen Richtlinien, um externe Bots vollständig zu sperren, Zulassungslisten für freigegebene Bots, Administrationsberichte und Prüfprotokolle zur Erkennung und Anwesenheit von Bots sowie feiner abgestufte Kontrollen für unterschiedliche Sicherheitsanforderungen.