Cloud-Freigaben sind zur zentralen Säule moderner Zusammenarbeit geworden – und gleichzeitig zu einem wachsenden, oft unterschätzten Sicherheitsrisiko in Unternehmensumgebungen. Überall dort, wo Organisationen Microsoft 365 nutzen, um Zugriff zu teilen, tun sich Sicherheitsteams schwer damit, problematische Zugriffe überhaupt zu erkennen und wieder einzufangen.
Die Zahlen aus der Wire-Umfrage untermauern das: 61 Prozent der Sicherheitsverantwortlichen berichten, dass Zugriffe auf geteilte Dateien länger aktiv bleiben, als vorgesehen war. Über ein Drittel gibt an, nicht sicher benennen zu können, wer auf sensible geteilte Inhalte zugreifen kann.
Der Grund dafür liegt in der Natur des Teilens selbst. Beschäftigte geben Dateien mit einem klaren Zweck frei – zur Abstimmung mit Kolleginnen und Kollegen oder um von einem Kunden Freigabe für einen Entwurf zu erhalten. Der erteilte Zugriff überlebt diesen Zweck jedoch häufig oder wächst über ihn hinaus. Wer aus einem Projekt ausscheidet, verliert deshalb nicht automatisch den Zugang zum zugehörigen SharePoint-Ordner. Und wer neue Mitglieder in einen Teams-Kanal einlädt, denkt selten daran, dass diese damit sämtliche dort hinterlegten Dateien einsehen können.
Weil Freigaben derart stark vom Kontext abhängen, gibt es laut dem Beitrag nur einen verlässlichen Weg, ihre Notwendigkeit zu klären: nachfragen bei der Person, die den Zugriff ursprünglich gewährt hat. Zugriffsüberprüfungen gelten deshalb als unverzichtbare Schutzmaßnahme, und die Einbindung der Datei- oder Kanalverantwortlichen in den Prüfprozess führt zu schnelleren und genaueren Audits. Die eigentliche Hürde ist die Umsetzung mit den Bordmitteln der Plattform.
Microsoft 365 bietet dafür zwei Auswertungsmöglichkeiten, die beide deutliche Grenzen haben. Über SharePoint Advanced Management lässt sich ein globaler Bericht zu Freigabelinks erzeugen – dieser zeigt allerdings lediglich, in welchen Sites in den vergangenen 28 Tagen die meisten neuen Links entstanden sind. Diese Kennzahl allein erlaubt keine belastbaren Schlüsse: Eine hohe Zahl neuer Links kann auf Missbrauch hindeuten, ebenso gut aber auf ein Projekt mit externer Beteiligung, etwa das Onboarding eines neuen Lieferanten.
Die zweite Option sind Freigabeberichte auf Site-Ebene. Sie liefern eine CSV-Tabelle mit allen geteilten Dateien einer Site und allen Personen, die darauf zugreifen können. Diesen Bericht über sämtliche SharePoint- und OneDrive-Bereiche einer Organisation hinweg auszuführen, ist jedoch außerordentlich zeitaufwendig – ebenso wie das manuelle Durchsehen der Dateien, um problematische Freigaben herauszufiltern.
Beide Varianten verlagern damit den Großteil der Arbeit auf die Sicherheitsteams: Entweder müssen Berichte auf Site-Ebene mühsam zu einem Gesamtbild zusammengesetzt oder auffällige Ausschläge bei den Freigabelinks eigenständig untersucht werden. Was Microsoft 365 fehlt, ist ein zentrales Dashboard für Access Governance, das ohne diesen Zusatzaufwand ein vollständiges Bild liefert und wahlweise Detail- oder Überblicksansicht erlaubt.
An dieser Stelle setzen laut dem Beitrag spezialisierte Lösungen für Identity & Access Governance wie tenfold an. Der Anbieter verweist auf vorgefertigte Plugins für Microsoft-Cloud- und On-Premises-Umgebungen sowie auf eigens entwickelte Auswertungswerkzeuge, die volle Transparenz über geteilte Dateien in Teams, OneDrive und SharePoint schaffen sollen, dazu auf automatisiertes On- und Offboarding sowie vereinfachte Zugriffsüberprüfungen ohne eigene Skripte.